Devize construcții în era digitală: lecții de la Forumul Construcțiilor pentru optimizarea ofertelor

iunie 17, 2025

Introducere: scena construcțiilor din România – o cursă pentru eficiență și profit

Industria construcțiilor din România este un pilon esențial al economiei naționale, un motor care alimentează dezvoltarea infrastructurii și definește peisajul urban și rural.Cu toate acestea, dincolo de imaginea șantierelor dinamice și a proiectelor ambițioase, se ascunde o realitate complexă, marcată de o competiție intensă, marje de profit sub presiune constantă și o cursă contracronometru pentru respectarea termenelor și a bugetelor. În acest context, evenimente precum

Forumul Construcțiilor este o arenă vitală, platforma de dialog unde liderii din industrie, experții și inovatorii se reunesc pentru a dezbate, a învăța și a modela viitorul sectorului. Forumul Construcțiilor s-a impus ca evenimentul de referință pentru inovație, digitalizare și discuții strategice, un loc unde se abordează frontal provocările industriei, de la sustenabilitate și politici publice la adoptarea noilor tehnologii. În cadrul acestui dialog esențial, prezența eDevize, nu doar ca participant, ci și ca organizator principal prin 4Construct și moderator al panelurilor cheie, subliniază un angajament profund. Această implicare strategică transformă compania dintr-un simplu furnizor de software într-un arhitect al conversației despre viitorul industriei. O voce proeminentă în acest demers este cea a Cătălinei Miu, Business Development Director la eDevize, a cărei prezentare a oferit o perspectivă clară asupra uneia dintre cele mai critice, dar adesea neglijate, zone de ineficiență: procesul de ofertare și creare a devizelor.

Deși complexitatea execuției unui proiect de construcții captează adesea atenția, procesul premergător – elaborarea de devize construcţii – reprezintă un consumator tăcut, dar masiv, de resurse. Frecvent manual, fragmentat și predispus la erori, acest proces generează o presiune enormă asupra echipelor și a managementului.

Acest articol, inspirat de analiza detaliată prezentată de Cătălina Miu la Forumul Construcțiilor, își propune să deconstruiască procesul de ofertare tradițional, să prezinte o nouă paradigmă bazată pe tehnologie și colaborare și să demonstreze, cu argumente concrete, cum un program devize modern precum eDevize nu este doar un instrument, ci cheia către un viitor mai eficient, mai colaborativ și, în final, mai profitabil.

1. Diagnoza procesului de ofertare: unde se pierde timp și profit?

Orice proces de optimizare, indiferent de domeniu, începe cu un pas fundamental, adesea subestimat: diagnoza corectă a problemei. În prezentarea sa, Cătălina Miu a subliniat că transformarea digitală nu este despre implementarea unor pași tehnici rigizi, ci pornește de la „o conștientizare a activităților din cadrul companiei, care în momentul de față consumă timp și care chiar ar putea să fie automatizate”. Această conștientizare reprezintă primul pas în depășirea inerției organizaționale – mentalitatea „așa am făcut mereu” – care, deși confortabilă prin familiaritate, este cel mai mare obstacol în calea progresului.

Pentru multe companii de construcții, procesul de ofertare este un labirint de „puțuri de timp” (time sinks) care drenează resurse valoroase. O analiză onestă a fluxului de lucru intern scoate la iveală activități repetitive și ineficiente:

Introducerea manuală a datelor: Transcrierea listelor de cantități din diverse formate – PDF-uri scanate, fișiere Word, sau zeci de variante de Excel-uri nestandardizate primite de la beneficiari.
Vânătoarea de prețuri: Contactarea multiplilor furnizori, compararea ofertelor și actualizarea manuală a prețurilor pentru mii de resurse (materiale, manoperă, utilaje).
Crearea și ajustarea „rețetelor”: Definirea manuală a normelor de consum și a compoziției articolelor de deviz pentru fiecare lucrare în parte, un proces care se bazează masiv pe memoria și experiența devizistului.
Blocajele de aprobare: Circuitul intern al ofertei pentru validare și aprobare, care generează întârzieri și un schimb ineficient de informații.
Reformatarea ofertei finale: Adaptarea manuală a documentului final pentru a corespunde exact formatului impus de client, o muncă migăloasă și fără valoare adăugată.

Costurile acestor ineficiențe depășesc cu mult orele de muncă înregistrate. Implicațiile sunt mult mai profunde și afectează însăși sănătatea organizației:

Epuizarea managementului: Cătălina Miu a evidențiat „foarte multă presiune” exercitată asupra persoanelor cu experiență, care sunt prinse în detalii operaționale în loc să se concentreze pe decizii strategice, pe analiza riscurilor sau pe negocierea contractelor.
Costul de oportunitate: Timpul pe care cei mai buni oameni îl petrec cu sarcini manuale este timp în care compania ar putea oferta pentru mai multe proiecte, ar putea analiza în profunzime o licitație complexă sau ar putea optimiza o ofertă existentă pentru a crește șansele de câștig.
Riscul erorilor umane: Fiecare operațiune manuală este o potențială sursă de eroare. O zecimală greșită, un preț neactualizat sau o cantitate eronată pot transforma un proiect aparent profitabil într-o pierdere semnificativă.

Prin urmare, realizarea unui autodiagnostic intern devine un exercițiu esențial. Odată ce aceste puncte nevralgice sunt identificate și cuantificate, necesitatea implementării unui program devize specializat nu mai este o opțiune, ci o concluzie logică și o decizie de business imperativă.

2. Răscrucea metodologică: abordarea "top-down" vs. viziunea "bottom-up"

În centrul analizei prezentate la Forumul Construcțiilor se află o dihotomie puternică între două moduri fundamental diferite de a lucra și de a lua decizii în procesul de ofertare. Cătălina Miu le-a descris ca fiind abordările „Top-Down” și „Bottom-Up”, două filosofii de management cu impact direct asupra vitezei, acurateței și profitabilității. Înțelegerea acestor două modele este crucială pentru a sesiza amploarea transformării pe care o propune digitalizarea.

Modelul tradițional "top-down": limitele intuiției în crearea de devize lucrări construcții

Modelul „Top-Down” este specific multor companii de construcții care funcționează pe baza experienței concentrate la nivel de vârf. Așa cum a fost definit, în acest model, „persoanele cu experiență și managementul din cadrul companiei practic iau majoritatea deciziilor ofertelor pe care le fac”. Deși bazată pe o expertiză valoroasă, acumulată în ani de zile, această abordare suferă de limitări structurale severe în contextul pieței actuale:

Incertitudine ridicată: Deciziile sunt luate adesea „nefiind neapărat de fiecare dată în cunoștință de cauză”. Fără sisteme automate care să centralizeze datele, chiar și cel mai experimentat manager se bazează pe intuiție și pe informații incomplete sau neactualizate.
Dependență critică: Acest model creează un punct unic de eșec (single point of failure). „Succesul proiectului este total dependent de acești oameni cu experiență”.Dacă managerul tehnic sau directorul general este bolnav, în concediu sau părăsește compania, întregul proces de ofertare poate fi paralizat. Cunoștințele critice nu aparțin organizației, ci individului.
Colaborare limitată: Există „prea puțin” input de la restul echipei.Deviziștii mai tineri sau inginerii de pe șantier, care ar putea oferi informații valoroase despre consumuri reale sau dificultăți de execuție, nu sunt integrați în proces. Acest lucru inhibă transferul de cunoștințe și dezvoltarea profesională a echipei.
Management reactiv, nu proactiv: Managerii devin un permanent blocaj. Ei consumă „foarte mult timp” pe sarcini operaționale, fiind sub o presiune constantă de a livra oferte rapid, în detrimentul analizei strategice.
Buget bazat pe intuiție: Bugetul inițial este „dependent de cele mai multe ori de experiența factorului final de decizie”, nu pe date concrete, verificabile și agregate din proiecte anterioare.

Modelul colaborativ "bottom-up": cum transformă datele un deviz construcții

În contrast direct, modelul „Bottom-Up” este facilitat de tehnologie și promovează o cultură a colaborării și a deciziilor bazate pe date. Cătălina Miu a folosit o analogie elocventă pentru a descrie această dinamică: un „joc de ping-pong” între management și echipă. Nu mai este un flux unidirecțional de comenzi, ci un dialog constant, alimentat de un sistem centralizat.

Buget semi-automatizat: Cu ajutorul unui program devize performant, bugetul inițial „se poate construi semi-automat”. Sistemul folosește normele proprii ale companiei, prețuri actualizate și date din proiecte similare pentru a genera o primă versiune a devizului în timp record.
Echipă împuternicită și responsabilă: „Oamenii fără experiență fac ajustări conform proiectelor trecute, ofertelor de la furnizori”. Platforma software le oferă acces la informații structurate, permițându-le să contribuie activ și să învețe în mod organic. Ei nu mai sunt simpli executanți, ci participanți activi la construirea ofertei.
Management strategic: Eliberați de sarcinile repetitive, managerii își pot folosi experiența acolo unde aduce cea mai mare valoare. Ei „analizează doar punctele importante din cadrul ofertei” și fac „ultimele ajustări”. Se aplică principiul Pareto (80/20), menționat explicit în prezentare: managementul se concentrează pe cele 20% din materiale care reprezintă 80% din valoarea proiectului, asigurând astfel un control strategic fără a se pierde în micromanagement.

Această tranziție de la „Top-Down” la „Bottom-Up” este mai mult decât o simplă schimbare de proces; este o redefinire a modului în care o companie își gestionează cel mai de preț activ: cunoștințele. În modelul tradițional, cunoștințele sunt volatile și dependente de indivizi. În modelul modern, ele sunt capturate, structurate și transformate într-un activ organizațional, un fundament solid pentru continuitatea și scalabilitatea afacerii. Un program devize devine, astfel, nu doar un instrument de eficiență, ci o poliță de asigurare pentru viitorul companiei.

Comparație metodologii de ofertare – top-down vs. bottom-up

Pentru a vizualiza mai clar diferențele fundamentale, următorul tabel sintetizează cele două abordări:

Criteriu	Metoda Tradițională (Top-Down)	Metoda Modernă "Bottom-Up" (cu un program devize ca eDevize)
Baza Deciziei	Experiență și intuiție managerială, date incerte	Date concrete, norme proprii, istoric proiecte, prețuri actualizate
Rolul Managementului	Implicare totală în sarcini repetitive, sub presiune	Supervizare strategică, analiză 80/20, ajustări fine
Implicarea Echipei	Input minim sau inexistent; rol pasiv	Colaborare activă, "joc de ping-pong", contribuție la buget
Acuratețea Bugetului	Dependentă de experiența și disponibilitatea unui singur om	Semi-automatizată, bazată pe date reale, mai puțin dependentă de un individ
Flexibilitate	Rigidă, greu de ajustat rapid	Dinamică, ajustări rapide pe bază de date verificate
Managementul Riscului	Risc concentrat într-o singură persoană; "single point of failure"	Risc distribuit; cunoștințele sunt stocate în sistem, nu în indivizi
Transfer de Cunoștințe	Inexistent; experiența rămâne la nivel de management	Organic; echipa învață din proiecte trecute și norme centralizate

3. eDevize: motorul tehnologic din spatele viziunii "bottom-up"

Trecerea de la o filosofie „Top-Down” la una „Bottom-Up” nu este posibilă doar printr-o schimbare de mentalitate. Ea necesită un motor tehnologic capabil să susțină acest nou mod de lucru. Platforma eDevize a fost proiectată exact în acest scop: să ofere instrumentele concrete care transformă colaborarea, acuratețea și viteza din deziderate în realități cotidiene. Funcționalitățile sale, detaliate în cadrul prezentării, răspund direct provocărilor identificate în procesul tradițional.

Fundamentele unui sistem robust: consistență, trasabilitate și analiză

La baza oricărui proces de ofertare solid stau trei piloni, pe care Cătălina Miu i-a identificat ca fiind esențiali: „Consistența informațiilor, trasabilitatea lor și analiza investițiilor”. eDevize abordează fiecare dintre acești piloni:

Consistența: Platforma funcționează pe baza unei baze de date centralizate de resurse și norme proprii. Acest lucru asigură că toți membrii echipei folosesc aceleași prețuri, aceleași rețete și aceleași coduri, eliminând variațiile și erorile care apar atunci când fiecare devizist lucrează cu propriile fișiere locale.
Trasabilitatea: Fiecare element de cost dintr-un deviz poate fi urmărit până la sursa sa. Prin utilizarea unui „cod unic” pentru fiecare resursă, care poate fi corelat cu sistemul ERP al companiei, se creează o legătură directă și verificabilă între oferta inițială, achiziții și execuție. Această trasabilitate este fundamentală pentru controlul costurilor și audit.
Analiza: Prin structurarea datelor de la bun început, eDevize permite realizarea unor analize post-proiect relevante. Companiile pot compara cu ușurință devizul ofertat cu costurile reale, identificând unde au subestimat sau supraestimat costurile și calibrând astfel marja de profit pentru viitoarele devize constructii.

Automatizarea inteligentă a fluxului de lucru: de la import la ofertă

Cel mai mare consumator de timp în ofertare este preluarea datelor. eDevize atacă frontal această problemă printr-un sistem de import flexibil și inteligent, adaptat specificităților pieței din România:

Pentru Lucrări Publice (reglementate de HG 907): Platforma integrează un modul special, „SEAP Expert”, care revoluționează modul de abordare a licitațiilor publice. Utilizatorii pot „importa orice investiție” direct din SEAP, cu listele de cantități deja rulate. Sistemul preia automat toate descrierile și cantitățile exact ca în formularul F3 și, mai mult, include „atenționări” care semnalează locurile unde proiectantul a făcut modificări față de normele standard din indicatoare, oferind un avantaj analitic imediat.
Pentru Lucrări Private (Bill of Quantities): Provocarea în mediul privat o reprezintă multitudinea de formate nestandardizate. eDevize este capabil să importe un Bill of Quantities „în orice format” Excel, fără a fi afectat de ordinea coloanelor, culori sau template-uri. În mod crucial, sistemul recunoaște că aceste liste conțin adesea „articole comasate” (ex: „montaj gresie inclusiv adeziv și chit”) și le importă ca norme compuse, pregătite pentru a fi detaliate intern.
Pentru Formate Vechi sau Non-Digitale: Capacitatea de a importa un „F3 scanat” este o funcționalitate esențială care economisește ore întregi de muncă manuală, permițând digitalizarea rapidă a documentelor primite pe hârtie sau în formate non-editabile.

Puterea inteligenței artificiale în crearea de devize lucrări construcții

Dincolo de automatizarea importului, eDevize integrează inteligența artificială (AI) pentru a accelera și a eficientiza crearea conținutului tehnic al devizului. Acesta nu este un concept abstract, ci se manifestă în trei aplicații practice, cu impact direct asupra productivității :

Crearea de norme proprii pe bază de materiale: Acesta este mecanismul prin care cunoștințele companiei sunt capturate și scalate. Utilizatorul poate importa o listă de materiale (de la un furnizor sau din ERP), iar AI-ul realizează o „asociere automată” a acestora în cadrul devizului. Pe baza acestei asocieri, sistemul poate genera „norme proprii” care sunt apoi salvate în biblioteca centrală a companiei, devenind disponibile instantaneu pentru toți ofertanții.
Management avansat de resurse: Pentru o granularitate și un control sporit, fiecare resursă poate avea „trei coduri”: unul de ofertă, unul unic al companiei și unul de furnizor. Acest sistem permite o gestionare flexibilă a prețurilor și o comparație rapidă între diferiți furnizori pentru același material, direct în interfața de ofertare.
Crearea și ajustarea „rețetelor” în timp real: Atunci când se importă articole care nu au o normă standard corespondentă (frecvent în cazul listelor din SEAP sau Excel), AI-ul intervine. Acesta poate „crea rețetele pe baza descrierii” articolului sau poate fi folosit pentru a „schimba rețetele” existente, dacă acestea nu corespund tehnologiei de execuție a companiei. Această flexibilitate elimină blocajele și permite adaptarea rapidă a devizului la realitatea specifică a fiecărui proiect.

De la calcul la livrare: finalizarea și transmiterea ofertei

Ultimele etape ale procesului de ofertare sunt la fel de importante pentru eficiență și profesionalism. eDevize închide cercul prin:

Calcul automat: Folosind „instrumente de calcul automate”, platforma generează rapid și fără erori valorile finale ale ofertei, inclusiv recapitulatiile și formularele necesare conform ultimelor modificări legislative.
Export flexibil: O funcționalitate extrem de apreciată este capacitatea de a „exporta în formatul dorit de către beneficiar”. După ce toată „bucătăria internă” a fost realizată în sistem, oferta poate fi generată într-un format curat, personalizat, sau chiar în același template Excel primit de la client, economisind ore de reformatare manuală.
Integrare ERP: Ciclul se încheie cu „transmiterea automată a ofertelor în ERP pe baza unui cod unic”. Această integrare asigură un flux continuu de date între departamentul de ofertare și cele de achiziții, project management și financiar, eliminând redundanța și asigurând coerența informațiilor în întreaga companie. Astfel, datele din devizul aprobat devin fundamentul pentru etapele următoare, inclusiv pentru întocmirea corectă a situațiilor de lucrări.

4. Studii de caz practice: aplicarea eDevize în scenarii reale

Pentru a înțelege pe deplin impactul unui program devize modern, este util să transpunem funcționalitățile sale în scenarii concrete, cu care se confruntă zilnic companiile de construcții.

Scenariul 1: navigarea unei licitații publice complexe (HG 907 & SEAP)

Provocarea: O companie de construcții își propune să participe la cât mai multe licitații publice și primește o notificare despre o oportunitate importantă pentru modernizarea unei clădiri administrative. Documentația este vastă, termenul limită este de doar 10 zile, iar listele de cantități (formularul F3) sunt furnizate sub forma unui PDF scanat de peste 150 de pagini. Miza este mare, iar procesul trebuie să respecte cu strictețe legislația HG 907.

Fluxul de lucru tradițional (Top-Down): Devizistul începe să transcrie manual fiecare linie din PDF, un proces care poate dura 2-3 zile și este extrem de predispus la erori. Managerul tehnic este constant întrerupt pentru a clarifica norme sau tehnologii. Prețurile sunt căutate manual, iar oferta finală este asamblată sub o presiune enormă în ultimele zile.

Fluxul de lucru cu eDevize (Bottom-Up):

Import (10 minute): În loc de transcriere, utilizatorul folosește funcționalitatea SEAP Expert. Investiția este identificată și importată complet în platformă în câteva minute. Toate articolele, descrierile, unitățile de măsură și cantitățile sunt preluate automat și corect.
Analiză (1 ora): Sistemul afișează imediat atenționările, evidențiind articolele unde proiectantul a modificat normele standard. Managerul tehnic poate analiza rapid aceste puncte critice și poate evalua riscurile tehnice și de cost, concentrându-și atenția acolo unde este necesar.
Costing (1 zi): Echipa de ofertare aplică baza de prețuri centralizată a companiei. Pentru articolele atipice, se folosește AI-ul pentru a ajusta rețetele sau pentru a crea norme noi, pe baza tehnologiilor agreate intern. Colaborarea se face direct în platformă.
Finalizare și Livrare (2 ore): Odată ce prețurile sunt definite, eDevize generează automat toate formularele necesare (F1, F2, F3, etc.) în formatul standardizat HG 907, gata pentru a fi incluse în oferta de licitație. Timpul economisit este reinvestit în verificarea dublă a ofertei și în pregătirea documentației de calificare.

Scenariul 2: decodarea unui bill of quantities privat, ne-standardizat

Provocarea: O companie primește o cerere de ofertă de la un dezvoltator imobiliar privat pentru finisajele unui bloc de apartamente. Lista de cantități este un fișier Excel creat de beneficiar, cu o structură proprie, coloane în ordine atipică și numeroase articole comasate, de tipul „Tencuială decorativă fațadă, inclusiv schelă, pregătire suport și amorsă”.

Fluxul de lucru tradițional (Top-Down): Devizistul petrece ore întregi încercând să copieze și să lipească datele într-un format intern, restructurând manual fișierul. Apoi, pentru fiecare articol comasat, trebuie să „spargă” manual lucrarea în operațiuni simple, bazându-se pe experiența sa pentru a estima consumurile pentru schelă, amorsă, etc.

Fluxul de lucru cu eDevize (Bottom-Up):

Import (2 minute): Utilizatorul încarcă fișierul Excel în eDevize. Platforma detectează automat coloanele (descriere, UM, cantitate), indiferent de ordinea lor, și importă articolele, recunoscându-le pe cele comasate ca norme compuse.
Detaliere (30 minute): Pentru articolul „Tencuială decorativă…”, utilizatorul are două opțiuni rapide: a) folosește AI-ul, care, pe baza descrierii, îi sugerează o rețetă compusă din articole simple (închiriere schelă, aplicare amorsă, aplicare tencuială); b) accesează biblioteca de norme proprii și adaugă manual articolele simple pe care le-a mai folosit în proiecte similare.
Pricing (15 minute): Prețurile pentru fiecare resursă componentă sunt preluate automat din baza de date centralizată.
Export (1 minut): După finalizarea calculului intern, oferta este exportată înapoi în exact același format Excel primit de la client. Acest detaliu de profesionalism este adesea foarte apreciat de beneficiari, deoarece le permite să compare ofertele mult mai ușor.

Aceste scenarii demonstrează că beneficiile nu sunt marginale. Este vorba despre o reducere drastică a timpului de lucru, o diminuare semnificativă a riscului de eroare și, cel mai important, o realocare a resurselor umane de la sarcini repetitive la activități cu valoare adăugată.

Concluzie: construiți strategic, nu doar ofertați

Parcursul de la un proces de ofertare tradițional, dependent de intuiția câtorva experți, la un sistem modern, colaborativ și bazat pe date, reprezintă una dintre cele mai importante transformări pe care o companie de construcții le poate face în era digitală. Discuțiile și analizele de la Forumul Construcțiilor, sintetizate în prezentarea Cătălinei Miu, converg către o concluzie clară: status quo-ul nu mai este sustenabil într-o piață din ce în ce mai competitivă.

Am văzut cum modelul „Top-Down”, deși familiar, este un focar de ineficiență, risc și presiune. În contrast, viziunea „Bottom-Up”, alimentată de un motor tehnologic precum eDevize, deschide calea către o realitate în care echipele sunt împuternicite, managementul devine strategic, iar deciziile sunt fundamentate pe date concrete. Această schimbare de paradigmă nu este doar despre a face lucrurile mai repede. Este despre a le face mai bine, mai sigur și mai profitabil.

Adoptarea unui program devize performant nu trebuie privită ca o simplă cheltuială operațională, ci ca o investiție strategică fundamentală în viitorul companiei. Este o decizie de a construi o afacere mai rezilientă, mai scalabilă și mai inteligentă, o afacere în care cel mai valoros activ – cunoștințele și experiența colectivă – este protejat, structurat și multiplicat.

În final, alegerea unui program devize performant nu este despre a face devize constructii mai repede, ci despre a transforma fundamental modul în care gestionați devize lucrari constructii, respectând principiile unei ofertări de succes pentru a câștiga mai multe proiecte, cu o marjă de profit mai sigură.

Sunteți gata să treceți la un proces de ofertare "bottom-up"?

Nu mai lăsați procesele manuale să vă consume resursele cele mai valoroase. Descoperiți într-o demonstrație personalizată cum platforma eDevize, cu funcționalități de import automat, inteligență artificială și management avansat al resurselor, vă poate transforma departamentul de ofertare.

Vezi aici prezentarea Cătălinei Miu, Business Development eDevize, de la Forumul Construcţiilor:

Încearcă eDevize gratuit timp de 5 zile

Surse:

Distribuie articolul:

Alte articole pe care poţi sa le citeşti