Programele de contabilitate permit exportul resurselor în CSV. Așadar, putem să exportăm toate resursele achiziționate în ultimii 2 ani de zile.

După ce am realizat exportul, realizăm un pivot al acestor resurse, în care să vedem cantitățile totale în care aceste resurse au fost achiziționate în 2 ani, numărul de achiziții realizate, dar și în ce valoare financiară acestea s-au achiziționat.

Deși probabil aveți câteva mii de repere în total ca reurse, în jur de 25% au cu adevarat relevanță (sunt folosite des în investițiile voastre). Același lucru este valabil și pentru furnizorii cu care ați colaborat de-a lungul timpului.

Odată identificate aceste 25% din resurse, pasul următor constă în organizarea lor în funcție de categorie de lucrări, aplicabilități, tip material, dimensiuni și furnizor.

Această categorisire facilitează accesul rapid și eficient la informații.

Pentru a spori eficiența acestui sistem de organizare, fiecare resursă este etichetată cu un cod intern specific companiei. Acest cod servește drept identificator unic, facilitând asocierea rapidă și automată a resurselor interne cu codurile corespunzătoare de la furnizori

Această asociere automată este esențială pentru menținerea unei comunicări fluide și pentru optimizarea procesului de achiziție, asigurând că toate părțile implicate au o înțelegere clară și unificată a resurselor.

Codarea trebuie să țină cont de categorisirea făcută anterior, pentru o identificare cât mai ușoară în funcție de acesta. De asemenea, trebuie să fie formată dintr-un număr maximal de 16 caractere, astfel încat să nu fie prea lung, și să poată fi integrat în programul de contabilitate.

Această organizare și categorisire a resurselor reprezintă o piatră de temelie pentru eficientizarea fluxurilor dintr-o companie și, din păcate, fără aceasta, chiar dacă reușim să digitalizăm (eficientizăm) un alt flux de la ofertare, pe termen lung rezultatul pe care îl vom primi nu este cel dorit.