Managementul proceselor de ofertare
Prin implementarea unor fluxuri de lucru bine definite și prin utilizarea instrumentelor adecvate de management al proiectelor, compania poate economisi timp și resurse în procesul de ofertare.
La baza managementului unui proces de ofertare eficient și consistent se află:
- Standardele de lucru
- Automatizările în proces acolo unde acestea pot fi făcute
- Recrutarea și dezvoltarea inginerilor de ofertare cu experiență în domeniul construcțiilor
1. Standardele de lucru
În majoritatea departamentelor de ofertare nu există standarde de lucru. Ne referim la:
- materiale scrise diferit în oferte, deși se referă la același produs
- prețuri bazate pe experiența fiecărui inginer, care diferă
- template-uri de Excel realizate în stiluri diferite
- F3-uri din diferite programe, în cazurile în care fiecare inginer dorește să lucreze cu programul pe care îl știe cel mai bine
O astfel de dinamică nu poate aduce consistență, lungește timpii de verificare din partea managerilor, făcând imposibilă oportunitatea de a avea un proces de ofertare lin și eficient. Pe lângă lucrurile menționate, într-un astfel de proces, corelarea resurselor din oferte cu ceea ce se pune în operă pe șantiere devine foarte dificilă, sau poate chiar imposibilă în cele mai multe cazuri.
2. Automatizările în proces acolo unde acestea pot fi făcute
Utilizarea unor software-uri specializate și înlocuirea lucrului în Excel sau în programele mai vechi de ofertare aduce beneficii vizibile în modul în care se realizează procesul de ofertare. Aceste instrumente pot oferi funcționalități avansate precum gestionarea centralizată a datelor, calculul automat al prețurilor și generarea de rapoarte standardizate. Pe lângă cele menționate mai sus, una dintre cele mai importante funcționalități este reprezentată de crearea unei baze proprii de resurse. Dezvoltarea și menținerea unei baze de date actualizată cu prețurile materialelor și serviciilor relevante sunt importante pentru obținerea unor estimări mai realiste și consistente.
- Oferte realizate profesional pentru clienții lor:
O ofertă bine pregătită și prezentată în mod profesionist poate contribui la îmbunătățirea imaginii companiei în fața clienților și a altor părți interesate. Un management eficient al procesului de ofertare demonstrează profesionalism, atenție la detalii și capacitatea de a livra rezultate de calitate.
- Rapiditate și eficiență:
Prin implementarea unor fluxuri de lucru bine definite și prin utilizarea instrumentelor automatizate ale proiectelor, compania poate economisi timp și resurse în procesul de ofertare.
- Posibilitatea de a identifica și minimiza riscurile:
Uneltele de automatizare ajută la identificarea și evaluarea riscurilor potențiale și la dezvoltarea unor strategii de gestionare a acestora. Astfel, se poate minimiza expunerea la riscuri și se pot evita eventuale probleme pe parcursul proiectului.
3. Recrutarea și dezvoltarea inginerilor de ofertare cu experiență în domeniul construcțiilor:
Resursa umană continuă să reprezinte una dintre cele mai importante resurse ale unei societăți, atât în sectorul construcțiilor, cât și în alte industrii. Este important să subliniem că adaptarea la noile tehnologii și soluții în procesul de ofertare nu înseamnă neapărat înlocuirea experților umani.
Aceste unelte și soluții pot fi utilizate pentru a sprijini și îmbunătăți activitatea echipei umane, facilitând procesul de ofertare și permițându-le membrilor echipei să se concentreze pe aspectele cheie ale proiectului.
Teama de schimbare și rezistența la adoptarea unor noi unelte sau soluții în procesul de ofertare pot reprezenta însă, obstacole semnificative în gestionarea eficientă a acestui proces. Este important ca directorii și managerii să abordeze aceste probleme într-un mod constructiv și să ofere sprijinul necesar pentru a facilita schimbarea. Iată câteva aspecte importante de adăugat în acest context:
- Cultura organizațională și sprijinul managerial
- Implicare și consultare
- Demonstrarea beneficiilor și rezultatelor
- Planificare și gestionare a schimbării
eDevize este o soluție software care oferă resursele necesare unui management eficient al proceselor de ofertare în domeniul construcțiilor.
Prin utilizarea eDevize, companiile din acest sector pot beneficia de următoarele avantaje:
- Standardizarea și structurarea ofertelor
- Gestionarea centralizată a datelor
- Calcul automat al prețurilor
- Baza de date actualizată cu prețuri
- Rapoarte și analize detaliate
- Suport și asistență tehnică
Florin Manoloiu
Commercial and Tendering Director|eDevize
